Verifactu: qué es, a quién afecta y cómo prepararte sin perder el control de tus cobros

Origen de Verifactu

La Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, añadió a la Ley General Tributaria la obligación de que los sistemas informáticos de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, y prohibió el llamado software de doble uso ^[2].

El Real Decreto 1007/2023 aprobó el Reglamento que desarrolla esos requisitos, conocido como Reglamento Verifactu, y la Orden HAC/1177/2024 concretó las especificaciones técnicas ^[1][4].

A quién afecta

Están obligados los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, los del IRPF que desarrollen actividades económicas y los no residentes con establecimiento permanente, siempre que utilicen un sistema informático para facturar ^[1].

Quedan excluidos, entre otros, los contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII), porque ya remiten sus registros de facturación a la Agencia Tributaria casi en tiempo real ^[1]. Los territorios forales del País Vasco y Navarra tienen sus propios sistemas, como TicketBAI.

Quien factura exclusivamente a mano, sin ningún programa informático, no está sujeto a los requisitos técnicos de Verifactu, aunque sigue obligado a cumplir el Reglamento de facturación ^[5].

Las dos modalidades

El reglamento prevé dos formas de cumplir. En la modalidad «VERI*FACTU», el programa remite automáticamente cada registro de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de expedir la factura ^[1]. En la modalidad «no Verifactu», el programa conserva los registros con firma electrónica y encadenamiento, y debe poder ponerlos a disposición de la Administración si los solicita.

La modalidad Verifactu simplifica algunas obligaciones de conservación y se presenta como la opción recomendada por la Agencia Tributaria. La decisión depende de tu programa de facturación y de tu organización interna.

Qué cambia en tus facturas

• Un código QR que permite al receptor comprobar la factura en la sede de la Agencia Tributaria ^[1][4].
• En la modalidad Verifactu, la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».
• Registros encadenados con huella (hash): no se puede borrar o modificar una factura sin que quede rastro; las correcciones se hacen mediante anulación o factura rectificativa.
• Una declaración responsable del fabricante del programa de que cumple el reglamento.

Calendario y aplazamientos

El calendario inicial de Verifactu fijaba la obligatoriedad en 2025, y después se trasladó a 2026. Posteriormente, el Gobierno aprobó un nuevo aplazamiento, de modo que la obligación se escalona en 2027: primero para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y después para el resto de obligados ^[3].

Como los plazos han cambiado varias veces, la única referencia fiable es la información publicada en el BOE y en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Los fabricantes de software, por su parte, debían adaptar sus productos antes que los usuarios.

Sanciones

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria tipifica como infracción la fabricación, producción, comercialización y tenencia de sistemas que no cumplan los requisitos ^[2]. Para los usuarios, la tenencia de software no conforme puede sancionarse con multas significativas por ejercicio. Para los fabricantes, las sanciones son superiores y se aplican por cada sistema comercializado.

Verifactu y la gestión de cobros

Verifactu no cambia el plazo de pago ni los derechos del acreedor, pero sí tiene efectos prácticos en la gestión de cobros. Al no poder modificar o borrar facturas libremente, las facturas incorrectas o impagadas deberán gestionarse con rectificativas, lo que exige más orden en el proceso.

Además, el código QR facilita que el cliente compruebe la autenticidad de la factura, lo que reduce disputas sobre su existencia o su importe. Una factura verificable, emitida a tiempo y reclamada desde el primer día de retraso, es una factura que se cobra antes.

Verifactu y factura electrónica B2B

Verifactu regula cómo se generan y registran las facturas; la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece regula cómo se intercambian entre empresas y obliga a informar de su estado de pago ^[6]. Son obligaciones distintas y complementarias. Un mismo programa puede, y previsiblemente deberá, cumplir ambas.

Cómo prepararte

• Pregunta a tu proveedor de software si dispone de la declaración responsable y qué modalidad soporta.
• Revisa tus procesos: cómo anulas o rectificas facturas y quién puede hacerlo.
• Forma a tu equipo administrativo sobre el nuevo flujo de rectificativas.
• Comprueba que tus herramientas de cobro leen correctamente los estados de la factura (pagada, anulada, rectificada) desde tu contabilidad.
• Sigue el calendario oficial de la AEAT y no esperes al último trimestre ^[3].

Conclusión

Verifactu es un cambio técnico con consecuencias de gestión. Las empresas que lo aprovechen para ordenar su facturación ganarán en control y en credibilidad ante sus clientes. Nemexio se conecta a programas como Holded, Contasimple, Sage o Software DelSol para leer el estado de tus facturas, sin modificar los registros de facturación, de modo que el seguimiento de cobros sigue funcionando con independencia de la modalidad que elijas.

Facturas rectificativas: el nuevo día a día

Con Verifactu, cada factura queda registrada con una huella encadenada a la anterior. Esto significa que ya no se puede «arreglar» una factura editándola o borrándola: cualquier cambio debe hacerse mediante una factura rectificativa o, en su caso, un registro de anulación ^[1][5]. El Reglamento de facturación regula cuándo procede emitir una rectificativa y qué datos debe contener ^[5].

Para la gestión de cobros, esto tiene una consecuencia práctica: cuando un cliente discute el importe de una factura y llegáis a un acuerdo, la diferencia debe documentarse con una rectificativa. Si tu herramienta de seguimiento de cobros lee los datos de tu programa contable, debe reflejar correctamente el nuevo importe pendiente para no reclamar cantidades que ya no se deben.

Por eso es importante que la conexión entre tu contabilidad y tus recordatorios sea fiable y se actualice con frecuencia. Una factura anulada o rectificada que sigue apareciendo como pendiente es una fuente de conflictos con el cliente y de pérdida de credibilidad. Nemexio deja de reclamar automáticamente las facturas que aparecen como cobradas o anuladas en el programa contable conectado.

Revisa con tu gestoría el procedimiento interno: quién puede emitir rectificativas, con qué justificación y cómo se comunica al cliente. Un procedimiento claro y documentado evita errores, protege a tu empresa ante una inspección y mantiene la confianza de tus clientes.

Preguntas frecuentes

• ¿Afecta Verifactu a los autónomos? Sí, a los que desarrollan actividades económicas y facturan con un programa informático, salvo exclusiones como el SII ^[1].
• ¿Una hoja de cálculo cuenta como sistema de facturación? Si la usas para generar facturas, puede considerarse un sistema informático de facturación y debería cumplir los requisitos. Consulta con tu asesor ^[1][3].
• ¿Tengo que enviar mis facturas a Hacienda? Solo en la modalidad VERI*FACTU, y se envían registros de facturación, no necesariamente la factura completa ^[1].
• ¿Puedo borrar una factura con error? No de forma libre: debes anularla o emitir una factura rectificativa, quedando constancia en el registro encadenado ^[1].
• ¿Quién responde si el programa no cumple? Tanto el fabricante como el usuario pueden ser sancionados, aunque con cuantías diferentes ^[2]. Exige la declaración responsable a tu proveedor.
• ¿Verifactu me ayuda a cobrar? Indirectamente: facturas verificables y bien registradas reducen disputas, y un estado claro de cada factura facilita su seguimiento.
• ¿Se aplica en el País Vasco y Navarra? Esos territorios tienen sistemas propios, como TicketBAI, y su propia normativa foral.