¿Cuándo prescribe una factura impagada en España? Plazos y cómo interrumpirlos

Qué significa que una deuda prescriba

La prescripción extintiva es la pérdida del derecho a reclamar judicialmente una deuda por no haberlo ejercido durante el tiempo que marca la ley. La deuda no desaparece moralmente, pero si el deudor alega la prescripción en un juicio, el juez desestimará la reclamación ^[1].

Para una pyme, la prescripción es el riesgo silencioso de las facturas antiguas que se dejan «para más adelante». Un saldo de clientes con partidas de hace cuatro o cinco años puede convertirse en incobrable no porque el cliente sea insolvente, sino porque nadie interrumpió el plazo a tiempo.

El plazo general: 5 años

El artículo 1964.2 del Código Civil establece que las acciones personales que no tengan señalado un plazo especial prescriben a los cinco años desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación ^[1]. Este plazo se redujo de 15 a 5 años con la Ley 42/2015, de reforma de la Ley de Enjuiciamiento Civil, que incluyó un régimen transitorio para las obligaciones nacidas antes de su entrada en vigor el 7 de octubre de 2015 ^[2].

En una factura entre empresas, la obligación es exigible desde su vencimiento. Si el contrato no fija plazo, el vencimiento es a los 30 días naturales desde la entrega o la prestación del servicio, según la Ley 3/2004 ^[3]. Desde ese día empieza a contar el plazo de prescripción.

Plazos especiales de 3 años

El artículo 1967 del Código Civil fija un plazo de tres años para determinadas obligaciones ^[1]. Entre ellas, las de pagar a los abogados, procuradores y demás profesionales sus honorarios y derechos, y las de pagar a los comerciantes el precio de los géneros vendidos a otros que no lo sean o que, siéndolo, se dediquen a otro tráfico.

El plazo de los profesionales se cuenta desde que dejaron de prestar sus servicios ^[1]. La interpretación de qué deudas entran en este plazo corto no siempre es sencilla, y los tribunales lo aplican de forma restrictiva. Ante la duda, lo prudente es tratar todas las facturas como si prescribieran a los tres años y actuar antes.

Deudas reconocidas en documento o sentencia

Cuando una deuda ya ha sido reconocida en una sentencia firme o en un decreto del procedimiento monitorio, la acción para ejecutarla caduca a los cinco años desde la firmeza de la resolución, según el artículo 518 de la Ley de Enjuiciamiento Civil ^[4]. Obtener un título ejecutivo no significa que la deuda quede protegida para siempre: hay que pedir la ejecución dentro de ese plazo.

Cómo se interrumpe la prescripción

El artículo 1973 del Código Civil enumera tres formas de interrumpir la prescripción: el ejercicio de la acción ante los tribunales, la reclamación extrajudicial del acreedor y cualquier acto de reconocimiento de la deuda por el deudor ^[1].

La interrupción tiene un efecto muy potente: el plazo no se pausa, sino que vuelve a empezar desde el principio. Si reclamas por escrito una factura cuando han pasado cuatro años desde su vencimiento, dispones de otros cinco años completos desde la fecha de la reclamación.

La reclamación extrajudicial

La reclamación extrajudicial no exige una forma concreta, pero debe poder probarse, tanto en su envío como en su contenido y recepción. Un email ordinario puede servir si el deudor responde o si puedes acreditar su recepción, pero en caso de conflicto el medio más seguro es el burofax con certificación de contenido y acuse de recibo, que ofrece Correos ^[5].

La reclamación debe identificar claramente la deuda: número de factura, fecha, importe y concepto. Una comunicación genérica del tipo «tiene usted saldos pendientes» puede ser insuficiente para interrumpir la prescripción de una deuda concreta.

El reconocimiento de la deuda

Cualquier acto del deudor que reconozca la deuda interrumpe la prescripción ^[1]. Un pago parcial, una propuesta de calendario de pagos, un email en el que el cliente dice «os pagaremos la factura el mes que viene» o la firma de un reconocimiento de deuda son ejemplos habituales.

Por eso es importante conservar todas las respuestas de los clientes a tus recordatorios. Un historial ordenado de comunicaciones es, además de una buena práctica de gestión, una prueba valiosa en caso de reclamación judicial.

Los recordatorios automáticos y la prescripción

Un recordatorio automático por email que identifica la factura, el importe y el vencimiento es una reclamación del acreedor. Si se conserva la prueba del envío y, idealmente, de la apertura o la respuesta, puede contribuir a acreditar que la deuda se reclamó. Sin embargo, no conviene confiar únicamente en ellos para interrumpir la prescripción de deudas próximas a prescribir: en ese caso, un burofax es más seguro.

Nemexio guarda el historial de cada recordatorio enviado (fecha, destinatario, contenido y apertura cuando está disponible), que puedes exportar en cualquier momento.

Prescripción e IVA de facturas impagadas

La prescripción civil no debe confundirse con los plazos fiscales para recuperar el IVA de una factura impagada. La Ley del IVA permite modificar la base imponible en determinados plazos desde el devengo, con requisitos formales como haber reclamado judicialmente o mediante requerimiento notarial ^[6]. Si dejas pasar esos plazos, puedes perder el derecho a recuperar el IVA aunque la deuda civil siga viva.

Calendario práctico para no perder ninguna deuda

• Día 1 tras el vencimiento: primer recordatorio amistoso.
• Entre 15 y 45 días: recordatorios de seguimiento con la referencia legal de los intereses y los 40 € de costes de cobro (solo empresas) ^[3].
• A los 60–90 días: requerimiento formal por un medio que deje constancia.
• Antes de los 6 meses: valorar el procedimiento monitorio y los requisitos para recuperar el IVA ^[4][6].
• Cada año: revisar el saldo de clientes y enviar burofax a cualquier deuda con más de dos años sin movimiento.

Conclusión

La prescripción es fácil de evitar si se vigila. Un sistema que reclama cada factura de forma ordenada y conserva la prueba de cada comunicación reduce casi a cero el riesgo de que una deuda prescriba. Lo que no se reclama, en cambio, acaba perdiéndose. Para cualquier caso concreto, especialmente si la deuda está cerca de prescribir, consulta con un abogado.

Preguntas frecuentes

• ¿Un WhatsApp interrumpe la prescripción? Puede servir si identifica la deuda y puedes probar que el deudor lo recibió, por ejemplo porque respondió. Para deudas importantes o cercanas a prescribir, utiliza un medio fehaciente como el burofax ^[1][5].
• ¿Qué pasa si el deudor paga una parte? El pago parcial es un acto de reconocimiento de la deuda y, con carácter general, interrumpe la prescripción del resto ^[1]. Anota la fecha y el importe del pago.
• ¿El plazo cuenta desde la emisión de la factura? No necesariamente: cuenta desde que la obligación es exigible, normalmente el vencimiento pactado o el legal de 30 días desde la entrega ^[1][3].
• ¿Puedo reclamar una deuda prescrita? Puedes pedir el pago, y si el deudor paga voluntariamente no podrá reclamar la devolución. Pero si acudes a un juez y el deudor alega la prescripción, perderás la reclamación.
• ¿La prescripción se aplica igual a empresas y particulares? Los plazos del Código Civil son comunes, pero el plazo especial de tres años del artículo 1967 afecta sobre todo a ventas de comerciantes a no comerciantes y a honorarios profesionales ^[1].
• ¿Un procedimiento monitorio interrumpe la prescripción? Sí, la presentación de una reclamación judicial interrumpe la prescripción desde su presentación, siempre que no se desista ni se archive por causa imputable al acreedor ^[1][4].