Indemnización de 40 € por costes de cobro: cómo reclamarla en cada factura impagada

Qué es la indemnización por costes de cobro

El artículo 8 de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, establece que cuando el deudor incurre en mora el acreedor tiene derecho a reclamar una cantidad fija de 40 euros, que se añade a la deuda principal sin necesidad de petición expresa ^[1]. Es una compensación por los costes de cobro que soporta quien no recibe su dinero a tiempo: horas de administración, llamadas, envíos, herramientas y, en su caso, asesoramiento.

La norma procede de la Directiva 2011/7/UE, que armonizó en toda la Unión Europea el derecho a una compensación mínima de 40 euros por los costes de cobro en las transacciones comerciales ^[2]. Por eso el importe es el mismo en España, Francia, Alemania o Irlanda, aunque cada país lo haya incorporado con su propia redacción.

Muchas pymes desconocen este derecho o creen que solo puede reclamarse ante un juez. No es así: se devenga automáticamente desde que la factura entra en mora y puede incluirse en cualquier reclamación amistosa, en un requerimiento formal o en un procedimiento monitorio ^[1][3].

Cuándo nace el derecho

El derecho nace cuando se cumplen dos condiciones: que el acreedor haya cumplido sus obligaciones contractuales y legales (es decir, que haya entregado los bienes o prestado el servicio) y que no haya recibido a tiempo la cantidad debida, salvo que el deudor no sea responsable del retraso ^[1].

El momento de la mora depende del plazo de pago. Si el contrato no fija plazo, la ley establece 30 días naturales desde la entrega de las mercancías o la prestación de los servicios. Las partes pueden ampliarlo por pacto, pero nunca por encima de 60 días naturales ^[1]. Al día siguiente de ese vencimiento, la factura está en mora y nacen a la vez los intereses de demora y la indemnización de 40 euros.

Conviene recordar que el plazo se cuenta desde la entrega o la prestación del servicio, no desde la emisión de la factura, salvo en los supuestos de procedimiento de aceptación o comprobación previstos en la propia ley ^[1]. Si facturas tarde, no alargas el plazo de tu cliente: lo acortas para ti.

40 € por factura, no por cliente

Una duda frecuente es si los 40 euros se aplican una vez por cliente o por cada factura. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea, al interpretar la Directiva 2011/7/UE, ha señalado que la cantidad fija se debe por cada operación comercial que no se haya pagado a tiempo, lo que en la práctica se traduce en cada factura vencida e impagada ^[2][4].

Esto tiene un impacto real cuando un mismo cliente acumula varias facturas pequeñas pendientes. Un proveedor con diez facturas de 300 euros vencidas puede reclamar, además del principal y los intereses, 400 euros en concepto de costes de cobro. Para muchas pymes, este importe compensa con creces el tiempo dedicado a perseguir el pago.

Cuando los costes reales superan los 40 €

La ley permite reclamar, además, todos los costes de cobro debidamente acreditados que superen los 40 euros ^[1]. Por ejemplo, los honorarios de una empresa de recobro o de un abogado para un requerimiento extrajudicial pueden reclamarse en la parte que exceda de la cantidad fija, siempre que puedas justificarlos con facturas y que sean razonables en relación con la deuda.

Lo que no puedes hacer es inflar artificialmente esos costes o incluir gastos sin relación con el impago. Si el asunto llega a un juzgado, el juez valorará la proporcionalidad. En la fase amistosa, lo más eficaz suele ser limitarse a la cantidad fija de 40 euros y mencionar que se reservan los demás derechos.

Indemnización e intereses de demora: se suman

La indemnización por costes de cobro y los intereses de demora son conceptos distintos y acumulables ^[1]. Los intereses compensan el coste financiero de no disponer del dinero; la indemnización compensa el trabajo y los gastos de reclamarlo.

El interés de demora legal entre empresas es el tipo de interés de la última operación principal de financiación del Banco Central Europeo, más ocho puntos porcentuales, y se actualiza cada semestre ^[1]. La Secretaría General del Tesoro publica en el Boletín Oficial del Estado el tipo aplicable para cada semestre natural, que es el que debes usar en tus cálculos ^[5].

Ejemplo: una factura de 2.000 euros vence el 1 de marzo y se paga el 30 de abril. Además de los 2.000 euros, el proveedor puede reclamar los intereses de demora de 60 días calculados al tipo semestral vigente y los 40 euros de indemnización.

Cláusulas que excluyen la indemnización

El artículo 9 de la Ley 3/2004 declara nulas las cláusulas pactadas que excluyan la indemnización por costes de cobro o los intereses de demora cuando resulten abusivas en perjuicio del acreedor ^[1]. La ley presume abusiva la cláusula que excluye el interés de demora y la que excluye la indemnización por costes de cobro.

En la práctica, si tu cliente te impone unas condiciones generales en las que renuncias a reclamar los 40 euros, esa renuncia puede no tener efecto. Aun así, antes de reclamar conviene revisar el contrato con un asesor, sobre todo si existe un acuerdo marco negociado individualmente.

Clientes particulares: no se aplica

La Ley 3/2004 excluye expresamente las operaciones con consumidores ^[1]. Si tu cliente es un particular, por ejemplo el propietario de una vivienda en la que has hecho una reforma, no puedes añadir los 40 euros ni el interés de demora de la ley de morosidad.

Con particulares, el régimen aplicable es el del Código Civil y, en su caso, la normativa de consumidores ^[6][7]. El retraso puede generar el interés legal del dinero desde que se reclama el pago, pero las reclamaciones deben ser especialmente prudentes, sin recargos no pactados ni presión desproporcionada. Por eso Nemexio nunca añade intereses ni recargos en los recordatorios a particulares.

Cómo reclamarla sin dañar la relación

• Menciónala desde el primer recordatorio formal, de forma informativa: «De conformidad con el artículo 8 de la Ley 3/2004, a esta factura vencida le corresponde una indemnización de 40 € por costes de cobro».
• Detalla en un mismo documento el principal, los intereses calculados y los 40 € por factura, para que el cliente vea el total y la base legal.
• Ofrece una salida: si el cliente paga el principal en un plazo razonable, puedes decidir renunciar a la indemnización. La ley te da el derecho; tú decides cuándo ejercerlo.
• Guarda constancia de todas las comunicaciones: te servirán si necesitas acudir a un procedimiento monitorio ^[3].

La indemnización en el procedimiento monitorio

Si la deuda no se paga, puedes incluir la indemnización y los intereses en la petición inicial del procedimiento monitorio, regulado en los artículos 812 a 818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil ^[3]. El monitorio sirve para deudas dinerarias, vencidas y exigibles de cualquier importe, y por debajo de 2.000 euros no exige abogado ni procurador.

Acompaña la petición de la factura, la prueba de la entrega o del servicio y las comunicaciones de reclamación. Cuanto más clara sea la documentación, menos margen tendrá el deudor para oponerse.

Fiscalidad de la indemnización

La indemnización por costes de cobro tiene naturaleza indemnizatoria y no retribuye una entrega de bienes ni una prestación de servicios, por lo que, con carácter general, no forma parte de la base imponible del IVA de la operación ^[8]. Aun así, debes registrarla correctamente en tu contabilidad como ingreso. Consulta con tu asesor fiscal la forma concreta de documentarla, especialmente si la incluyes en una factura rectificativa o en un documento separado.

Resumen práctico

Cada factura vencida a un cliente empresa genera automáticamente 40 euros de indemnización y los intereses de demora legales. No necesitas avisar antes ni pactarlo, aunque es buena práctica recordarlo en tus condiciones de venta y en tus facturas. Usarla con criterio, como herramienta para que el cliente priorice tu pago y no como castigo, es la mejor manera de cobrar sin perder clientes.

Nemexio calcula estos importes de forma automática para los clientes empresa y los muestra en los recordatorios con un tono neutro, sin amenazas y siempre con la referencia legal correspondiente.