¿Puedo incluir a un cliente en un fichero de morosos? Requisitos legales y riesgos

Qué son los ficheros de morosos

Los ficheros de morosos, llamados legalmente sistemas de información crediticia, son bases de datos gestionadas por entidades privadas en las que los acreedores comunican deudas impagadas. Bancos, financieras, operadores de telecomunicaciones y otras empresas las consultan antes de conceder crédito o contratar servicios.

Para un deudor, aparecer en uno de estos ficheros puede tener consecuencias serias: denegación de préstamos, de hipotecas o incluso de contratos de suministro. Por eso la ley exige requisitos estrictos y los tribunales son exigentes con su cumplimiento.

El artículo 20 de la LOPDGDD

• Que los datos hayan sido facilitados por el acreedor o por quien actúe por su cuenta.
• Que se refieran a deudas ciertas, vencidas y exigibles, cuya existencia o cuantía no haya sido objeto de reclamación administrativa o judicial por el deudor o mediante un procedimiento alternativo de resolución de disputas vinculante.
• Que el acreedor haya informado al afectado, en el contrato o al requerirle el pago, de la posibilidad de inclusión en dichos sistemas, con indicación de aquellos en los que participe.
• Que los datos se mantengan solo mientras persista el incumplimiento, con un máximo de cinco años desde la fecha de vencimiento.
• Que los datos referidos a un deudor solo se consulten cuando quien consulte mantenga una relación contractual que implique el abono de una cuantía pecuniaria o el deudor le haya solicitado financiación.

La Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, regula en su artículo 20 los sistemas de información crediticia. El tratamiento solo se presume lícito si se cumplen todos los requisitos anteriores a la vez ^[1]. Basta con que falte uno para que la inclusión pueda considerarse ilícita.

Deuda cierta: el requisito más discutido

Una deuda es cierta cuando no hay duda razonable sobre su existencia y su importe. Si el cliente ha discutido la factura, por ejemplo alegando defectos en el trabajo o un importe incorrecto, la deuda puede no considerarse cierta, y su inclusión en un fichero podría ser ilícita aunque finalmente se le dé la razón al acreedor.

El Tribunal Supremo ha declarado en numerosas sentencias que incluir a una persona en un fichero de morosos sin cumplir los requisitos supone una intromisión ilegítima en su derecho al honor, con derecho a indemnización ^[2]. Las cuantías concedidas pueden superar con creces el importe de la deuda.

El requerimiento previo de pago

La ley exige que el acreedor haya requerido el pago e informado de la posibilidad de inclusión ^[1]. En la práctica, esto implica poder probar que el deudor recibió el requerimiento. Un email ordinario puede no bastar si el deudor niega haberlo recibido; por eso muchas empresas utilizan burofax o notificaciones certificadas para este paso.

Empresas frente a particulares

El artículo 20 de la LOPDGDD se aplica a los datos de personas físicas, incluidos los autónomos ^[1]. Las deudas de personas jurídicas no están protegidas por la normativa de protección de datos de la misma forma, aunque los ficheros de morosos empresariales también aplican sus propios requisitos y la inclusión indebida puede afectar al honor comercial de la empresa.

Con consumidores, además, se suman las normas de protección del consumidor y de prácticas comerciales, que prohíben las presiones desproporcionadas ^[4]. Amenazar con un fichero de morosos sin intención real de incluir al deudor, o sin cumplir los requisitos, puede considerarse una práctica agresiva.

Sanciones de la AEPD

La Agencia Española de Protección de Datos sanciona con frecuencia a empresas por inclusiones indebidas en ficheros de morosos, especialmente por falta de requerimiento previo o por deudas no ciertas ^[3]. Las sanciones se rigen por el Reglamento General de Protección de Datos y pueden ser elevadas ^[5].

El afectado también puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación y supresión frente al acreedor y frente a la entidad que gestiona el fichero, y presentar una reclamación ante la AEPD.

¿Merece la pena para una pyme?

Para la mayoría de pymes que facturan a otras empresas, los ficheros de morosos tienen un uso limitado: requieren adherirse a un servicio, cumplir un procedimiento estricto y asumir un riesgo legal. En cambio, una secuencia de recordatorios bien gestionada, la reclamación de los intereses y los 40 € de costes de cobro, y en último término el procedimiento monitorio, resuelven la gran mayoría de los casos ^[6][7].

Por eso Nemexio no menciona ficheros de morosos en sus recordatorios ni amenaza con ellos. Las plantillas son neutras e informativas, y el aviso de posible derivación a un colaborador de recobro solo aparece si el usuario lo activa expresamente y solo frente a clientes empresa.

Si decides utilizarlos

• Incluye en tus contratos o condiciones generales la cláusula informativa sobre la posible comunicación a sistemas de información crediticia.
• Asegúrate de que la deuda no está discutida y de que puedes acreditarla con factura y prueba de entrega.
• Envía un requerimiento de pago fehaciente que mencione la posible inclusión.
• Da de baja los datos en cuanto se pague la deuda.
• Documenta todo el proceso para poder justificarlo ante la AEPD o un juez.

Conclusión

Los ficheros de morosos son una herramienta legal pero delicada. Usados sin cumplir los requisitos, pueden costar más que la propia deuda. Antes de plantearlos, agota las vías de reclamación ordinarias y consulta con un abogado o un delegado de protección de datos.

Alternativas más seguras para la pyme

Si tu objetivo es cobrar, y no castigar al deudor, existen caminos más eficaces y con menos riesgo. Con clientes empresa, la Ley 3/2004 te permite reclamar intereses de demora y 40 € por factura en concepto de costes de cobro, lo que suele bastar para que el pago se priorice ^[6]. Mencionarlo de forma neutra en tus recordatorios es legal y no exige requisitos adicionales.

Si el cliente no responde, un requerimiento por burofax deja constancia de la reclamación e interrumpe la prescripción. Y si sigue sin pagar, el procedimiento monitorio permite obtener un título ejecutivo en pocas semanas, sin abogado por debajo de 2.000 € ^[7]. Con un decreto del juzgado, puedes pedir el embargo de cuentas o bienes del deudor.

Antes de trabajar con clientes nuevos, también puedes reducir el riesgo consultando información pública como las cuentas depositadas en el Registro Mercantil, pidiendo anticipos o fijando límites de crédito. La prevención evita llegar a la situación en la que un fichero de morosos parece la única salida.

Preguntas frecuentes

• ¿Hay un importe mínimo para incluir una deuda? La LOPDGDD no fija un mínimo general, pero los sistemas de información crediticia suelen establecer sus propias reglas de admisión ^[1].
• ¿Puedo incluir a una empresa que me debe dinero? Los ficheros empresariales existen, pero si el titular es un autónomo se aplica el artículo 20 de la LOPDGDD como a cualquier persona física ^[1].
• ¿Qué pasa si el deudor paga? Debes comunicar la baja de los datos sin demora; mantener una deuda ya pagada es una infracción.
• ¿Puedo advertir de la inclusión en el primer recordatorio? Puedes informar de la posibilidad si es cierta y cumples los requisitos, pero hacerlo como presión desde el primer email deteriora la relación y puede considerarse desproporcionado.
• ¿Qué indemnización puede reclamar el afectado? Los tribunales valoran el daño al honor caso por caso; las cuantías pueden ser de miles de euros ^[2].
• ¿Puede el deudor exigir que le saquen del fichero? Sí, ejerciendo sus derechos de supresión o rectificación si la deuda no cumple los requisitos, o reclamando ante la AEPD ^[3].