Factura electrónica obligatoria entre empresas: qué cambia con la Ley Crea y Crece

Qué establece la Ley Crea y Crece

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece, modificó el artículo 2 bis de la Ley 56/2007 de medidas de impulso de la sociedad de la información para obligar a todos los empresarios y profesionales a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales ^[1][2].

El objetivo declarado de la medida no es solo digitalizar la facturación, sino luchar contra la morosidad: al obligar a informar del estado de las facturas, la Administración podrá conocer los periodos de pago reales de las empresas ^[1].

A quién afecta

La obligación afecta a todas las operaciones entre empresarios y profesionales (B2B), sean sociedades o autónomos, establecidos en España. Las operaciones con consumidores finales (B2C) quedan fuera de esta obligación concreta, aunque sí pueden verse afectadas por otras normas, como Verifactu.

La facturación con la Administración pública (B2G) ya era electrónica obligatoria desde 2015 a través de FACe, por la Ley 25/2013 ^[3]. La novedad es extender la obligación a las relaciones entre empresas privadas.

Calendario de entrada en vigor

La ley fijó que la obligación produciría efectos para las empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros al año de aprobarse el desarrollo reglamentario, y para el resto de empresas y profesionales a los dos años de esa aprobación ^[1].

El desarrollo reglamentario es el que concreta los requisitos técnicos, los formatos admitidos, la solución pública de facturación electrónica y la información que habrá que comunicar. Como los plazos se cuentan desde su publicación, es imprescindible consultar el BOE y la web de la Agencia Tributaria para conocer las fechas exactas aplicables a tu empresa ^[4].

Requisitos técnicos previstos

• Interoperabilidad: los sistemas de facturación deben poder intercambiar facturas entre sí, en formatos estructurados como UBL, Facturae, EDIFACT o CII ^[1][4].
• Solución pública: la Agencia Tributaria ofrecerá una plataforma pública gratuita de facturación electrónica, y las plataformas privadas deberán ser interoperables con ella ^[4].
• Informar del estado: el receptor deberá comunicar la aceptación o rechazo y la fecha de pago efectivo de la factura ^[1].
• Copia legible: el receptor puede solicitar una copia legible durante el plazo de conservación de la factura.

Cómo afecta a la morosidad

La obligación de informar del pago efectivo es la parte más relevante para quienes sufren retrasos en el cobro. Cuando todas las facturas B2B circulen en formato electrónico y con su estado de pago, será posible calcular el periodo medio de pago real de cada empresa, comparar con los plazos legales de la Ley 3/2004 y detectar a los pagadores reincidentes ^[1][5].

Para los proveedores, la factura electrónica también reduce excusas habituales: «no recibimos la factura», «llegó a la persona equivocada» o «faltaba un dato». La recepción queda registrada y el plazo de pago queda claro desde el primer momento.

Diferencia con Verifactu

Es frecuente confundir la factura electrónica B2B con Verifactu. Verifactu, regulado por el Real Decreto 1007/2023, establece requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación para garantizar la integridad y trazabilidad de los registros, y permite la remisión de esos registros a la Agencia Tributaria ^[6]. Afecta a la forma en que se generan las facturas, sean B2B o B2C.

La factura electrónica B2B, en cambio, regula el formato en que se intercambian las facturas entre empresas y la información del estado de pago. Una misma empresa tendrá que cumplir, previsiblemente, ambas obligaciones en sus respectivos plazos.

Cómo prepararse

• Revisa si tu programa de facturación o contabilidad tiene previsto soportar la factura electrónica estructurada y la conexión con la solución pública.
• Actualiza los datos fiscales de tus clientes: NIF, razón social y direcciones de envío correctas.
• Ordena tus procesos de aprobación y pago de facturas recibidas: tendrás que informar de la fecha de pago.
• Aprovecha el cambio para revisar tus plazos de pago contractuales y ajustarlos a los máximos legales ^[5].
• Conecta tu contabilidad con herramientas de seguimiento de cobros para reaccionar el mismo día del vencimiento.

Sanciones

La Ley 56/2007 prevé sanciones para quienes incumplan la obligación de expedir, remitir o recibir facturas electrónicas en los supuestos obligatorios, en la redacción dada por la Ley Crea y Crece ^[2]. Las cuantías y el régimen concreto deben consultarse en la norma vigente.

Qué significa para pymes y autónomos

Para las empresas pequeñas, la factura electrónica supondrá un esfuerzo inicial de adaptación, pero también una ventaja competitiva: facturas que llegan al momento, que se integran en la contabilidad del cliente y que dejan constancia de su recepción. Unido a una buena gestión de los recordatorios, el resultado esperable es cobrar antes.

Los programas contables más utilizados en España, como Holded, Contasimple, Sage o Software DelSol, están adaptando sus productos a estas obligaciones. Comprueba con tu proveedor su hoja de ruta.

Conclusión

La factura electrónica obligatoria B2B es una de las reformas más importantes para la gestión del cobro en España. Su éxito dependerá del desarrollo reglamentario y de su adopción real, pero la dirección es clara: más transparencia sobre quién paga a tiempo y quién no. Sigue las novedades en la web de la Agencia Tributaria y en el BOE para conocer las fechas que te afectan ^[4].

Factura electrónica y conservación de documentos

La factura electrónica no elimina la obligación de conservar las facturas. El Reglamento de facturación exige conservarlas durante el plazo de prescripción fiscal, por medios que garanticen su autenticidad, integridad y legibilidad, y permitan su consulta por la Administración ^[7]. Con la factura electrónica, esta conservación se hace en formato digital, lo que facilita las búsquedas y reduce el riesgo de pérdidas.

Para la gestión de cobros, contar con un archivo digital ordenado tiene una ventaja adicional: cuando necesites reclamar una deuda, por ejemplo mediante un procedimiento monitorio, tendrás a mano la factura, la prueba de su recepción por el cliente y, en su caso, la fecha en que la aceptó. Estos documentos son exactamente los que pide el juzgado para acreditar una deuda dineraria vencida y exigible.

Además, el registro de la aceptación o el rechazo de la factura permitirá detectar muy pronto los desacuerdos. Si un cliente rechaza una factura, sabrás el motivo antes del vencimiento y podrás corregirla o aclararla, en lugar de descubrir el problema semanas después, cuando ya está en mora.

Preguntas frecuentes

• ¿Un PDF enviado por email es una factura electrónica? A efectos de la obligación B2B, no: la ley exige formatos estructurados que puedan procesarse automáticamente e intercambiarse entre sistemas ^[1][4].
• ¿Afecta a los autónomos? Sí. La obligación alcanza a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones con otros empresarios y profesionales, con independencia de su forma jurídica ^[1].
• ¿Tendré que informar de cuándo pago mis facturas? Sí, la ley prevé que el receptor informe del estado de la factura, incluida la fecha de pago, para medir la morosidad ^[1].
• ¿Puedo seguir usando mi programa actual? Si tu proveedor lo adapta a los formatos y a la interoperabilidad exigidos. Pregúntale por su hoja de ruta.
• ¿Las facturas a particulares deben ser electrónicas? La obligación de la Ley Crea y Crece se refiere a operaciones B2B. Las facturas a consumidores siguen otras reglas, como Verifactu ^[6].
• ¿Qué pasa con los clientes extranjeros? La obligación se refiere a empresarios establecidos en España; las operaciones transfronterizas pueden verse afectadas por la normativa europea en evolución sobre facturación electrónica.
• ¿Dónde consulto las fechas exactas? En el BOE y en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, que publican el desarrollo reglamentario y sus plazos ^[4].